Viete, ako správne účtovať stravovanie zamestnancov?

Stravovacie poukážky rozdeľujeme na stravné lístky v papierovej forme, známe ako gastrolístky, a na stravovacie poukážky v elektronickej forme, známe aj ako gastrokarty. 

Stravné lístky 

• Papierové stravné lístky sú z účtovného hľadiska považované za ceniny
• Ceniny sa podľa zákona o účtovníctve oceňujú menovitou hodnotou
• Menovitá hodnota je cena uvedená na peňažných prostriedkoch a ceninách
• Papierové stravné lístky nie sú predmetom DPH
• DPH sa pri stravných lístkoch odvádza len z provízie

Faktúra za nákup stravných lístkov 

• Hodnota stravných lístkov uvedená na faktúre sa účtuje na účet 213 – Ceniny
• Suma provízie na účet 518 – Ostatné služby
• DPH z provízie na účet 343 – Daň z pridanej hodnoty súvzťažne s účtom 321 – Dodávatelia

Odovzdanie stravných lístkov zamestnancovi

Podľa zákona sa stravné lístky musia odovzdať zamestnancovi vopred. V praxi to vyzerá nasledujúco: Vopred odovzdané stravné lístky sa účtujú na ťarchu účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne v prospech účtu 213 – Ceniny. 

Skutočný nárok zamestnanca na stravné lístky

Skutočný nárok na stravné lístky, ktorý vznikol zamestnancovi, sa účtuje na ťarchu účtu:

• 527 AE – Zákonné sociálne náklady v sume podľa Zákonníka práce
• 527 AE – Zákonné sociálne náklady v sume stravného nad rámec Zákonníka práce a zároveň daňovým výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov
• 528 – Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na stravné nad rámec Zákonníka práce a zároveň je daňovo neuznaným výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov
• 472 – Záväzky zo sociálneho fondu suma príspevku na stravovanie zo sociálneho fondu, ak naň zamestnávateľ prispieva súvzťažne v prospech účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom v sume skutočného nároku zamestnanca na stravné lístky za zúčtovacie obdobie

Vyrovnanie rozdielu

Následné vyrovnanie rozdielu vzniknutého medzi vopred poskytnutými stravnými lístkami (zvyčajne na celý kalendárny mesiac) a skutočným nárokom, ktorý zamestnancovi vznikol, je vhodné mať ošetrené vo vnútornom predpise zamestnávateľa, ktorý nadväzuje na dohodu o zrážke zo mzdy alebo na inú formu vyrovnania rozdielu medzi poskytnutým a skutočným nárokom na stravné. 

Príklad č. 1: Zamestnancovi boli poskytnuté stravné lístky na mesiac február dňa 31. 1. 2024 v plnom počte pracovných dní, ale zamestnanec čerpal vo februári 3 dni dovolenky. Na základe vnútorného predpisu zamestnávateľa sa stravné lístky, ktoré boli zamestnancovi odovzdané, prenesú do ďalšieho mesiaca – v tomto prípade 3 kusy stravných lístkov, pretože mu na ne nevznikol zákonný nárok. Ak má nasledujúci kalendárny mesiac (napríklad apríl) zamestnanec odrobiť 18 dní, zamestnávateľ mu preddavkovo poskytne len 15 stravných lístkov, pretože zvyšné 3 stravné lístky sa mu preniesli z mesiaca február, keď čerpal dovolenku a boli mu v tom čase vydané navyše. 

Vrátené nespotrebované stravné lístky 

Po uplynutí lehoty platnosti stravných lístkov má zamestnávateľ právo vrátiť tie stravné lístky, ktoré sa stali neplatnými uplynutím ich platnosti, najneskôr do 20. januára roka nasledujúceho po roku vyznačenom na stravnom lístku podľa pokynov dodávateľa stravných lístkov.

Ak zamestnávateľ vráti nespotrebované stravné lístky poskytovateľovi, dostane od neho faktúru – dobropis. Tento účtovný prípad zaúčtuje zamestnávateľ na účet 213 – Ceniny súvzťažne s účtom 321 – Dodávatelia. 

Stravovacia karta

Stravovacie poukážky v elektronickej forme sú poskytnuté zamestnancovi formou dobíjania stravovacej karty na základe zmluvy medzi zamestnávateľom a poskytovateľom karty. Nejde o ceniny, ako je to v prípade papierových stravných lístkov. Suma na karte je určená na stravovanie zamestnanca.

Nadobudnutie elektronických kariet sa účtuje len v podsúvahe. Poskytnutie elektronickej karty zamestnancovi sa zaznamenáva v podsúvahovej evidencii. Odmena za nadobudnutie elektronických kariet sa účtuje na účet 518 – Ostatné služby a DPH na účet 343 – Daň z pridanej hodnoty súvzťažne s účtom 321 – Dodávatelia. 

Poskytovateľ vystaví zamestnávateľovi faktúru za dobitie stravovacej karty zamestnanca, na základe ktorej účtovná jednotka účtuje záväzok voči poskytovateľovi elektronickej stravovacej karty v prospech účtu 321 – Dodávatelia na ťarchu účtu: 

• 527 AE – Zákonné sociálne náklady suma 55 % z hodnoty poskytnutého stravovania
• 527 AE – Zákonné sociálne náklady v sume stravného nad rámec Zákonníka práce a zároveň daňovým výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov
• 528 – Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na stravné nad rámec Zákonníka práce a zároveň je daňovo neuznaným výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov
• 472 – Záväzky zo sociálneho fondu suma príspevku na stravovanie zo sociálneho fondu, ak naň zamestnávateľ prispieva
• 335 – Pohľadávky voči zamestnancom

Zrážka zo mzdy zamestnanca sa účtuje na ťarchu účtu 331 – Zamestnanci súvzťažne v prospech účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom. 

Aj v prípade elektronických stravovacích kariet môže vzniknúť rozdiel medzi vopred poskytnutou sumou a skutočným nárokom zamestnanca na stravovanie na základe odpracovaných dní. Tento rozdiel je možné vyrovnať tak, že zamestnávateľ nabije kartu v jednom z nasledujúcich mesiacov v hodnote krátenej o počet dní, na ktoré zamestnancovi nevznikol nárok.

Príklad č. 2: Zamestnancovi bola nabitá elektronická stravovacia karta dňa 31. 1. 2024 na mesiac február 2024 vo výške kreditu rovnajúceho sa plnému počtu pracovných dní mesiaca február 2024. Zamestnanec mal vo februári 2 dni dovolenky. Suma navyše dobitého kreditu určeného na stravovanie zamestnanca vo februári sa na základe vnútorného predpisu zamestnávateľa prenesie do mesiaca apríl. V marci tak zamestnávateľ dobije kredit na elektronickej karte zamestnanca znížený o túto sumu. 

Finančný príspevok na stravovanie 

Finančný príspevok na stravovanie sa taktiež poskytuje vopred, účtuje sa na ťarchu účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom. Po ukončení mesiaca zamestnávateľ podľa skutočného nároku zamestnanca na stravovanie zúčtuje pohľadávku z účtu 335 v prospech účtu 335 súvzťažne na ťarchu účtu:

• 527 AE – Zákonné sociálne náklady v sume podľa Zákonníka práce, 
• 527 AE – Zákonné sociálne náklady v sume stravného nad rámec Zákonníka práce a zároveň daňovým výdavkom podľa ustanovení zákona o dani z príjmov, 
• 528 – Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na stravné nad rámec Zákonníka práce a zároveň ide o daňovo neuznaný výdavok podľa ustanovení zákona o dani z príjmov, 
• 472 – Záväzky zo sociálneho fondu suma príspevku na stravovanie zo sociálneho fondu, ak naň zamestnávateľ prispieva. 

Aj tu môže vzniknúť rozdiel medzi vopred poskytnutým finančným príspevkom na stravovanie a skutočným nárokom zamestnanca, napríklad z dôvodu čerpania dovolenky, práceneschopnosti a pod. Tento rozdiel je možné vyrovnať zrážkou zo mzdy alebo sa môže preniesť do ďalšieho mesiaca.

Príklad č. 3: Zamestnancovi bol poskytnutý finančný príspevok na stravovanie na mesiac február dňa 31. 1. 2024 v plnom počte pracovných dní, ale zamestnanec čerpal vo februári 4 dni dovolenky. Na základe vnútorného predpisu zamestnávateľa sa rozdiel medzi poskytnutou sumou finančného príspevku na stravovanie a skutočným nárokom naň vyrovná zrážkou zo mzdy. 

Príklad č. 4: Zamestnancovi bol poskytnutý finančný príspevok na stravovanie na mesiac február dňa 31. 1. 2024 v plnom počte pracovných dní, ale zamestnanec čerpal vo februári 4 dni dovolenky. Na základe vnútorného predpisu zamestnávateľa sa rozdiel medzi poskytnutou sumou finančného príspevku na stravovanie a skutočným nárokom naň vyrovná znížením finančného príspevku v nasledujúcich mesiacoch. 

Elektronická stravovacia karta uľahčuje prácu účtovníkom

• kredit je možné preniesť do ďalších mesiacov,
• rýchle dorovnanie kreditu v prípade zvýšenia nároku na stravné,
• jednoduchšia administratíva,
• správa všetkých zamestnancov na jednom mieste. 

Pri stravovacích lístkoch je to administratívne náročnejšie. V prípade starých lístkov je potrebná ich výmena za nové, pri zmene výšky stravného je potrebné dokúpenie rozdielu hodnoty lístka.

Pre zamestnávateľa je lepšie z administratívnej, a teda aj z účtovnej stránky (napríklad žiadne dobropisy a nové faktúry, len vyúčtovania na základe výšky dobitého kreditu) využívať elektronické gastrolístky.